Hệ thống điện

Trụ Sở Cơ Quan Mới Sau Khi Sáp Nhập, Cần Lưu Ý Những Gì?

08
Th5

1. Bối cảnh và lý do cần nâng cấp, sửa chữa lại trụ sở mới để phù hợp hơn khi sáp nhập

Trong bối cảnh chính phủ Việt Nam triển khai chính sách sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh và xã từ năm 2025, nhiều cơ quan, tổ chức hành chính buộc phải hợp nhất lại để tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc này không chỉ là sự thay đổi về mô hình quản lý mà còn kéo theo nhiều yêu cầu về cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật và tổ chức không gian làm việc.

Sau khi sáp nhập, trụ sở mới thường là sự kết hợp giữa nhiều phòng ban, đơn vị từ các địa phương khác nhau. Điều này đòi hỏi việc nâng cấp, sửa chữa và chuẩn hóa lại hệ thống cơ sở vật chất để đáp ứng các nhu cầu thực tế mới như:

  • Tăng quy mô phòng làm việc
  • Kết nối hệ thống dữ liệu dùng chung
  • Cập nhật hệ thống an ninh – phòng cháy chữa cháy
  • Bố trí không gian hội họp, tiếp khách
  • Xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện đại, linh hoạt

Trụ sở sau sáp nhập không chỉ là nơi làm việc, mà còn đại diện cho hình ảnh mới của tổ chức hành chính cấp tỉnh/xã, thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và hiện đại trong bộ máy vận hành.

2. Tổng quan các hạng mục cần lưu ý khi xây dựng hoặc nâng cấp trụ sở mới

Khi triển khai cải tạo hoặc xây mới trụ sở cơ quan sau sáp nhập, có ba nhóm hạng mục cần được ưu tiên hàng đầu:

  • Hạng mục kỹ thuật điện – công nghệ: điện văn phòng, hệ thống mạng – wifi, camera giám sát, kiểm soát ra vào, báo cháy chữa cháy, âm thanh hội trường…
  • Thiết bị và nội thất văn phòng: bàn ghế, thiết bị họp, máy tính, máy in, máy chiếu, TV…
  • Hệ thống phụ trợ: cấp thoát nước, đường ống nước nóng lạnh, điều hòa không khí, hệ thống cửa, tiếp địa chống sét…

Việc tích hợp các hệ thống này cần đảm bảo tính đồng bộ, phù hợp với mục đích sử dụng từng khu vực, đồng thời đảm bảo tiết kiệm năng lượng và thân thiện với người sử dụng.

3. Chi tiết các hệ thống điện – công nghệ cần triển khai

3.1 Hệ thống điện văn phòng

Đây là phần xương sống của toàn bộ trụ sở. Hệ thống điện cần:

  • Phân luồng hợp lý theo từng khu vực làm việc, hành lang, nhà vệ sinh, phòng họp, khu vực lưu trữ…
  • Đảm bảo nguồn điện ổn định, có hệ thống tủ điện trung tâm, bảng điện phụ tại mỗi tầng
  • Bố trí UPS (Bộ lưu điện) cho khu vực máy chủ hoặc phòng làm việc liên tục
  • Sử dụng đèn LED tiết kiệm năng lượng, ánh sáng trắng phù hợp môi trường làm việc

Ngoài ra, hệ thống điện nên được thiết kế âm tường, có bản vẽ sơ đồ rõ ràng để thuận tiện bảo trì sau này.

3.2 Camera giám sát – an ninh

Sau khi sáp nhập, trụ sở cơ quan thường có diện tích lớn hơn, số lượng cán bộ, khách ra vào cũng tăng đáng kể. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc tăng cường hệ thống giám sát an ninh nhằm đảm bảo an toàn tài sản, kiểm soát hành vi và hỗ trợ công tác quản lý nội bộ minh bạch, chuyên nghiệp.

Lựa chọn thiết bị:

Hiện nay, hai thương hiệu hàng đầu trên thị trường camera an ninh là Hikvision và Dahua – đều đến từ Trung Quốc và chiếm thị phần số 1 toàn cầu. Đây là những lựa chọn phù hợp cho cơ quan nhà nước nhờ:

  • Độ phân giải cao: từ Full HD (1080p) đến 4K, cho hình ảnh sắc nét
  • Chống ngược sáng WDR, quan sát ban đêm bằng hồng ngoại hoặc màu ColorVu
  • Kết nối IP – PoE (Power over Ethernet): truyền dữ liệu và cấp nguồn qua một dây cáp mạng, giúp thi công gọn gàng
  • Chống nước, chống bụi IP66/IP67: dùng tốt cho cả trong nhà và ngoài trời
  • Có thể kết nối và giám sát từ xa qua phần mềm iVMS-4200 (Hikvision) hoặc Smart PSS (Dahua) trên máy tính và điện thoại di động

Bố trí và lắp đặt:

Cần khảo sát thực tế trụ sở để bố trí camera bao phủ toàn bộ các điểm trọng yếu:

  • Cổng chính, cửa phụ
  • Khu vực tiếp dân
  • Hành lang các tầng
  • Khu để xe
  • Kho lưu trữ, phòng thiết bị
  • Phòng máy chủ hoặc phòng lưu trữ hồ sơ quan trọng

Với những nơi công cộng hoặc hành lang dài, nên sử dụng camera góc rộng hoặc PTZ (xoay/quay/zoom) để bao quát không gian. Với khu vực cần theo dõi sát sao (như kho bạc, phòng máy), nên sử dụng camera ống kính tiêu cự cố định hoặc có zoom quang học để quan sát rõ chi tiết.

Hệ thống ghi hình – lưu trữ dữ liệu:

Toàn bộ dữ liệu từ camera sẽ được ghi lại vào đầu ghi hình NVR (Network Video Recorder), có khả năng kết nối đồng thời 8, 16, 32 camera tùy nhu cầu. Để đảm bảo dữ liệu an ninh quan trọng được lưu trữ lâu dài và an toàn:

  • Sử dụng ổ cứng chuyên dụng cho hệ thống camera như WD Purple (Western Digital) – dòng ổ cứng được thiết kế riêng cho giám sát 24/7, chịu được tải ghi lớn, bền bỉ
  • Lưu trữ tối thiểu 30 ngày với camera quay 24/24, có thể mở rộng lên đến 90 ngày tùy cấu hình dung lượng
  • Cài đặt chế độ ghi đè, ghi theo chuyển động hoặc cảnh báo sự kiện giúp tiết kiệm bộ nhớ

Phần mềm giám sát tập trung:

Nên sử dụng phần mềm quản lý tập trung, cho phép:

  • Xem trực tiếp và phát lại nhiều camera cùng lúc
  • Đánh dấu sự kiện, nhận cảnh báo chuyển động
  • Phân quyền người dùng: quản trị viên, nhân viên bảo vệ, lãnh đạo
  • Ghi nhật ký hoạt động, hỗ trợ điều tra nội bộ khi cần thiết

Hệ thống camera hiện đại cũng có thể tích hợp với hệ thống kiểm soát ra vào, báo động, hệ thống mạng LAN nội bộ, giúp hình thành một mạng lưới an ninh tổng thể thông minh.

3.3 Hệ thống mạng LAN nội bộ và wifi

Hệ thống mạng LAN nội bộ giúp các bộ phận trao đổi dữ liệu nhanh chóng, ổn định, đồng thời kết nối được với hệ thống máy chủ hoặc dịch vụ hành chính công. WiFi hỗ trợ cho thiết bị di động, máy tính xách tay.

Mạng LAN nội bộ: Kết nối xương sống của hệ thống văn phòng

Mạng LAN (Local Area Network) đảm nhận vai trò kết nối giữa các thiết bị như: máy tính để bàn, máy chủ, máy in, máy photocopy, thiết bị kiểm soát ra vào, hệ thống camera, tivi, thiết bị hội nghị truyền hình… Việc triển khai mạng LAN cần đảm bảo:

  • Thiết kế mô hình mạng dạng hình sao (Star Topology): Trong đó, các thiết bị đầu cuối kết nối tập trung về Switch trung tâm, giúp dễ dàng mở rộng, thay thế hoặc kiểm soát mạng lưới.
  • Sử dụng Switch Layer 2 hoặc Layer 3 chuẩn Gigabit (1000 Mbps), của các hãng uy tín như Cisco, HP Aruba, Ruijie, hoặc TP-Link dòng Omada/Jetstream cho quy mô vừa và nhỏ.
  • Cáp mạng loại Cat6 hoặc Cat6A: Đảm bảo truyền tải tốc độ Gigabit ổn định, có lớp chống nhiễu (FTP hoặc S/FTP) khi đi dây chung máng với hệ thống điện.
  • Đi dây âm tường hoặc đi trong ống nhựa kỹ thuật, đánh dấu đầu cáp bằng nhãn rõ ràng, gọn gàng, dễ bảo trì.
  • Lắp đặt tủ Rack mạng tiêu chuẩn (6U – 12U – 24U) để đặt Switch, bộ nguồn dự phòng (UPS), thiết bị firewall, modem internet…

Hệ thống WiFi văn phòng: Mạng không dây phủ sóng toàn bộ trụ sở

WiFi giữ vai trò hỗ trợ cho các thiết bị di động như laptop, điện thoại, máy tính bảng, máy chấm công không dây, thiết bị hội nghị online… đặc biệt trong các phòng họp, khu vực tiếp công dân, hành lang hoặc không gian làm việc mở.

  • Chọn giải pháp WiFi băng tần kép (2.4GHz + 5GHz) để đảm bảo tốc độ cao và giảm nhiễu. Các thiết bị như UniFi (Ubiquiti), Aruba, TP-Link Omada, hoặc Ruijie đều có khả năng điều phối băng tần tự động, roaming liền mạch.
  • Bố trí các Access Point (AP) sao cho phủ sóng đều toàn bộ sàn làm việc, tránh vùng chết, đặc biệt chú ý đến các khu vực tường dày hoặc trần bê tông.
  • Số lượng AP tùy vào diện tích và mật độ thiết bị sử dụng. Trung bình một AP có thể phục vụ 20–40 thiết bị đồng thời trong môi trường văn phòng.
  • Dùng Switch hỗ trợ PoE (Power over Ethernet) để cấp điện trực tiếp cho các AP qua cáp mạng – giúp đơn giản hóa thi công, không cần cấp nguồn riêng.

Tăng cường bảo mật hệ thống mạng

Trong môi trường làm việc hành chính công, dữ liệu nhạy cảm và bảo mật thông tin là ưu tiên hàng đầu. Do đó:

  • Phân chia VLAN (Virtual LAN) cho các nhóm thiết bị khác nhau (ví dụ: VLAN cho máy tính cán bộ, VLAN cho camera, VLAN cho thiết bị IoT, VLAN cho khách truy cập WiFi…). Việc này giúp cách ly và giới hạn phạm vi truy cập.
  • Sử dụng Firewall cứng (hardware firewall) như Fortigate, Sophos hoặc DrayTek để kiểm soát truy cập Internet, ngăn chặn các mối nguy từ bên ngoài, lọc web, và ghi nhật ký truy cập.
  • Cài đặt DHCP, DNS nội bộ, hệ thống chứng thực truy cập WiFi bằng tài khoản hoặc mật khẩu động (Guest Access), nhất là tại khu vực tiếp dân.
  • Cấu hình IP tĩnh cho các thiết bị quan trọng như máy chủ, đầu ghi hình, máy in dùng chung để dễ quản lý.

Quy hoạch kỹ thuật và bảo trì

  • Có sơ đồ hệ thống mạng tổng thể, lưu trữ tại phòng kỹ thuật – giúp dễ bảo trì, mở rộng hoặc xử lý sự cố.
  • Tách biệt rõ ràng hệ thống mạng hành chính công kết nối với các cổng dịch vụ như trục liên thông LGSP, Cổng dịch vụ công quốc gia với mạng nội bộ đơn thuần.
  • Duy trì một máy chủ NAS hoặc máy chủ nội bộ nếu cần lưu trữ tập trung dữ liệu dùng chung.

3.4 Hệ thống báo cháy – chữa cháy

Yêu cầu bắt buộc theo tiêu chuẩn PCCC hiện hành:

  • Đầu báo khói, đầu báo nhiệt tại các khu vực làm việc, kho, hành lang
  • Hệ thống chuông – đèn báo cháy kết nối trung tâm điều khiển
  • Bình chữa cháy xách tay, tủ PCCC, vòi phun chữa cháy đặt đúng quy định
  • Thiết kế theo QCVN 06:2022/BXD, có kiểm định định kỳ

3.5 Hệ thống kiểm soát ra vào – khóa cửa thông minh

Cần lắp đặt hệ thống kiểm soát để phân quyền khu vực, đảm bảo an ninh và quản lý giờ làm việc:

3.6 Hệ thống thiết bị văn phòng

Trang bị đồng bộ sẽ giúp tăng năng suất và hình ảnh chuyên nghiệp:

  • Máy tính để bàn hoặc laptop cấu hình ổn định
  • Máy in – máy photocopy đa chức năng
  • Máy chiếu hoặc TV treo tường cho phòng họp
  • Thiết bị hội nghị truyền hình với micro, camera, loa chuyên dụng
  • Hệ thống tủ hồ sơ – lưu trữ số hóa tài liệu

3.7 Hệ thống âm thanh hội trường, điện chiếu sáng

Hội trường là nơi tổ chức hội nghị, họp liên cơ quan – nên cần thiết kế hệ thống âm thanh – ánh sáng chuẩn:

  • Loa treo tường, loa âm trần, micro không dây
  • Mixer điều chỉnh âm thanh, bộ xử lý chống hú
  • Hệ thống chiếu sáng đa cấp, đèn rọi sân khấu
  • Màn chiếu lớn hoặc màn LED cho hiển thị

3.8 Hệ thống tiếp địa, chống sét

Bảo vệ toàn bộ thiết bị khỏi hiện tượng quá áp:

3.9 Hệ thống điều hòa không khí

Điều hòa là một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt với những trụ sở cơ quan sau sáp nhập có mật độ nhân sự lớn, nhiều phòng ban.

Các yếu tố cần lưu ý khi thiết kế hệ thống điều hòa

4. Nội thất – Trang bị cần thiết

4.1 Bàn ghế phòng họp – phòng lãnh đạo

Nội thất thể hiện bộ mặt của cơ quan, cần lựa chọn kiểu dáng sang trọng, tiện dụng:

  • Bàn họp dài từ 2–6 mét, đủ chỗ cho 10–30 người
  • Ghế chân xoay bọc da hoặc nỉ, lưng cao
  • Bàn lãnh đạo chất liệu gỗ MDF phủ veneer hoặc gỗ tự nhiên
  • Bàn làm việc có hộc tủ, vách ngăn lửng

4.2 Cửa các loại

Cửa phải đảm bảo độ bền, cách âm và an toàn:

  • Cửa kính cường lực cho sảnh, phòng họp
  • Cửa gỗ công nghiệp MDF, cửa thép chống cháy cho khu vực kỹ thuật
  • Trang bị khóa cửa thông minh, tay đẩy hơi, bản lề sàn

4.3 Hệ thống nước nóng – lạnh

Không thể thiếu cho khu vệ sinh, phòng trà, phòng lãnh đạo:

  • Hệ thống ống PPR chịu nhiệt, bọc bảo ôn
  • Bình nóng lạnh hoặc máy nước nóng năng lượng mặt trời
  • Van khóa nước và đường thoát nước thải riêng biệt

5. Một số lưu ý pháp lý, quản lý và tối ưu chi phí

  • Pháp lý: Các hạng mục cần có bản vẽ thiết kế, nghiệm thu PCCC, điện lực, cấp nước…
  • Quản lý: Nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản, bảo trì định kỳ
  • Tối ưu chi phí: Mua sắm theo gói, lựa chọn nhà thầu tổng thể uy tín để giảm thiểu chi phí phát sinh

DanaSmart là đơn vị nhà thầu uy tín tại Đà Nẵng, cung cấp tất cả các thiết bị, vật tư khi thi công Điện nhẹ, Điện văn phòng cho Trụ sở cơ quan, khu công nghiệp. Kinh nghiệm đội ngũ nhân sự trên 10 năm, công ty đã xuất thi công nhiều công trình sự nghiệp lớn nhỏ, độ khó cao với phương pháp tối ưu nhất, giá thành được cân nhắc rẻ nhất cho chủ đầu tư. Hãy để Danasmart là đối tác chiến lược cho công trình dự án của bạn.

6. Kết luận & khuyến nghị

Việc đầu tư nâng cấp trụ sở sau sáp nhập là bước đi quan trọng để ổn định tổ chức, nâng cao hiệu quả vận hành. Khi triển khai, cần xác định rõ nhu cầu thực tế, lập kế hoạch chi tiết và lựa chọn đơn vị thi công uy tín.

Do mức độ tích hợp hệ thống cao, bạn nên tìm đến những công ty cung cấp giải pháp điện nhẹ tổng thể, tư vấn nội thất văn phòng chuyên nghiệp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn nhà nước về an toàn, PCCC, tiết kiệm năng lượng.

LIÊN HỆ KHẢO SÁT – TƯ VẤN MIỄN PHÍ

Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Gọi tư vấn
Chat Zalo
Nhắn tin